Digitalizace podnikových procesů v praxi

„Tady prosím opište číslo zákazníka z objednávky v CRM a založte jeho objednávku do účetního systému. Reklamační protokol prosím vytiskněte, nechte podepsat zákazníka, také se podepište za firmu a orazítkujte. Následně jej naskenujte a zase založte do CRM. Kdo na firmě vyřizuje reklamaci najdete “tady v tom Excelu“, kolik hodin strávil na vyřízení reklamace najdete zase v systému docházky“. Kdo z nás by něco podobného neslyšel a kdo z nás by se v těchto úkonech nenašel. Často se říká, že doba digitální se vyznačuje právě tím, že máme vše "hezky digitalizované", tj. dokumenty pěkně naskenované, poznámky založeny v Excelu, resp. v Google Docs a podobně. Bohužel však zapomínáme, že digitalizací základních artefaktů proces digitalizace nekončí, ale právě naopak začíná. Ruční přenášení údajů mezi systémy, duplikace v zadávání údajů, vkládání naskenovaných podkladů s ručním zadáním příslušných informací dnes nejen zdržuje, ale také vytváří velký potenciál chyb a rovněž vzniká obrovská administrativní zátěž pro vyřízení celého procesu (např. objednávky či reklamace).

Jak z toho ven?
Je vhodné se zamyslet, zda máme ve firmě nějaký proces, který takto lidově řečeno drhne, a zda jej lze celý "zdigitalizovat". Tj. zda je možno navrhnout integrující aplikaci (webovou či také mobilní), která bude jednotlivé dílčí úkony procesu obsluhovat prostřednictvím aplikačních rozhraní jednotlivých systémů (CRM, účetnictví, docházka) a uživatel zpracovávající objednávky či reklamace se bude komfortně pohybovat pouze v jednom systému, ve kterém obslouží celý proces. V ideálním případě lze na vhodných procesních bodech integrovat i mobilní aplikaci, například k zajištění digitalizovaného podpisu reklamačního protokolu, resp. k pořízení fotografie (stavu zboží apod.) a tím odpadne i krok tisku a opětovného skenování.

Naše společnost se specializuje na analýzu a návrh digitalizovaných procesů, které řešíme u našich klíčových zákazníků (JLV a.s., Wienerberger s.r.o., PRESTO - PŘEKLADATELSKÉ CENTRUM s.r.o.). Pokud nás oslovíte s přáním pomoci v digitalizaci Vašich procesů, rádi Vám pomůžeme.